Что такое факсимиле? Это воспроизведённая подпись должностного лица или руководителя, изготовленная в виде штампа (печать). Точный перевод слова – «делай подобное».

Использование факсимиле допускается только при взаимном согласии сторон: это указано в письме МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи». Кроме того, использование факсимиле регламентируется статьей 160 ГК РФ.

Преимущество факсимиле очевидное: можно поставить подпись на большом количестве документов, при этом сам не устанешь и сэкономишь время. А ещё можно вручить печать ответственному человеку, чтобы он мог "подписывать" вашей подписью нужные бумаги. И, вроде, это не предвещает беды.

А теперь присмотримся к факсимиле с точки зрения эксперта. 

Часто на экспертизу приходят акты и другие документы с факсимиле, и представитель компании пытается убедить суд в том, что документ они не подписывали, а автограф, возможно, сам изготовил и поставил представитель другой компании. Делается это для того, чтобы не платить по счетам.

Последнее время участились следующие случаи.

Распечатали договор, акт, счёт и другие необходимые документы, отправили сотрудника или поехали сами на подписание, секретарь или сотрудник контрагента забрал документы и принёс уже как бы подписанные. А через некоторое время вы получаете иск. Приходите в суд, и ваш "партнёр" говорит: "Это вообще не моя подпись, да и печать не моя, я ничего не подписывал, печати не ставил".

Начинаются тяжёлые судебные дела, выясняется, что подпись на самом деле выполнена не собственноручно, а при помощи технических средств, одно из которых и есть факсимиле. И печать не соответствует печати компании.

Как обезопасить себя от такого?

Самое первое и правильное – это использование электронного документооборота (ЭДО), таких программ сейчас много. Второе – обменяться сканами договора с корпоративной почты.
Но что делать, если у вас или у вашего контрагента нет ЭДО и договор он просит подписать на бумаге?

1. Рекомендую подписывать важные документы шариковой ручкой.

2. Документ подписывайте на каждой странице, даже если для этого нет специально отведённого места. Просите, чтобы ваш контрагент подписал договор так же. В этом случае, посмотрев на эти подписи, вы точно сможете понять, настоящие они или нет. Если они настоящие, то будут отличаться друг от друга, если это факсимиле – будут абсолютно одинаковые. В случае, если при вас подписи проставляют при помощи факсимиле, просите, чтобы документ был подписан собственноручно.

3. В компаниях, которые не намерены совершать противоправные действия, у лиц, обладающих правом подписи, есть доверенность: они ставят свою подпись и рядом делают приписку "Согласно доверенности № ... от такого-то числа". Если вы видите, что подписывает другой человек, потребуйте указать доверенность, или пусть всё же при вас подпишет указанный в договоре человек.

Так вы снимите часть возможных проблем.

С печатью немного сложнее. У компаний, которые работают честно, бывает определённое количество печатей, которые отличаются между собой. В суде они предоставляют все возможные клише, которые используют. А в компаниях, которые изначально нацелены на подделку документов, есть так называемая рабочая печать, которой подписываются настоящие и нормальные документы, а есть печать, которая используется в "особых" случаях, и в попытке доказать правду сложно что-либо сделать, так как для экспертизы будет предоставлена рабочая печать. 

Если необходима проверка печатей и штампов, лучше обратиться к специалисту, а не смотреть на глаз: мошенники делают всё очень качественно и сходу определить обман не представляется возможным.

Внимательно относитесь к таким, казалось бы, обычным вещам, как подписание договора или акта: в дальнейшем это может вас полностью обезопасить или повысить шансы в суде, если до него дойдёт дело.

Автор: Виталий Тютченко

Источник: PRоБизнес72